'업무노트'에 해당되는 글 2건

  1. 창의성을 부르는 직장인의 업무노트
  2. 회사 생활이 편해지는 업무 노트 습관 (115)

업무 노트를 회의 때 업무 지시를 메모하는 용도로만 쓰는 직장인들이 많다. 기억을 보조하기 위해 메모를 한다. 하지만 메모를 기억의 보조 장치로만 쓰는 것은 메모가 가진 힘의 일부만을 사용하는 것이다. 메모는 기억의 보조장치가 아니다. 메모는 창의성을 부르는 가장 훌륭한 도구다. 업무 노트에 메모하는 습관을 바꾸면 보다 창의적인 인재가 될 수 있다.


창의성으로 가는 두 가지 길

창의성의 본질은 서로 다른 생각을 충돌시켜 새롭고 독특한 방식으로 연결하는 것이다. 창의적 연결의 과정은 화학반응과 비슷하다. 화학반응에서는 A라는 물질과 B라는 물질이 만나서 반응하여 C라는 새로운 물질이 만들어진다. 두 물질이 만나서 새로운 물질이 생성되는 화학반응을 잘 일어나게 하려면 두 가지 접근 방법이 있다. 첫 번째로 반응 물질의 양을 늘리는 것이다. 반응 물질의 양이 많아지면 두 물질이 만나서 반응을 일으킬 확률이 높아진다. 두 번째는 반응이 잘 일어나는 환경을 만들어 주는 것이다. 반응기의 온도를 올려주는 등의 방법을 통해 두 물질이 높은 에너지를 가지고 더 빠르게 움직여 서로 충돌하게 만든다. 화학반응의 속도를 높이기 위해 사용하는 방법을 창의성에 대입해보자. 창의성이 나타나게 하는 방법은 결국 두 가지다.

  1. 연결에 사용할 수 있는 생각의 재료를 늘린다.
  2. 생각이 서로 부딪혀 연결될 수 있는 환경을 만든다.

창의적인 사람이 되려면 연결에 사용할 재료의 양을 늘려야 한다. 새롭고 독특한 조합이 만들어지려면 단순히 양만 많아서는 안된다. 다양한 종류의 재료가 있어야 한다. 따라서 여러 분야에 걸쳐서 공부하고, 다양한 주제의 책을 읽고, 색다른 경험을 쌓아야 한다. 그런데 한 사람이 공부하고 경험할 수 있는 것에는 한계가 있다. 다양한 분야에 관심을 가진 사람이라 할지라도 자신의 전문 분야가 아닌 쪽에는 지식과 경험이 부족하기 마련이다. 하지만 내가 가진 것만 가지고 조합할 필요는 없지 않은가? 내가 가지고 있는 것에 한계가 있다면 다른 사람이 가진 것과 충돌시키면 된다. 다양한 분야의 사람들과 만나 생각이 서로 부딪혀 연결될 수 있는 환경을 만들자. 가지 않던 모임에 참석하고, 새로운 커뮤니티에 참여하자.

창의성을 부르는 메모 활용법

메모는 창의성을 부르는 과정에서 중요한 역할을 한다. 먼저 해결하고 싶은 문제를 노트에 적는다. 포스트잇에 메모하여 자주 볼 수 있는 곳에 붙여둔다. 잠재의식에 문제를 해결하겠다는 의도를 선언한다. 그 다음에는 생각의 재료를 수집할 차례다. 메모를 통해 외부의 정보와 내 생각을 수집하여 연결에 사용될 생각의 재료를 풍부하게 수집한다. 노트에 적힌 메모들을 다시 보는 과정 중에 서로 다른 종류의 생각, 과거의 내 생각과 현재의 내 생각이 충돌하게 된다. 생각의 충돌을 통해 새로운 연결이 이뤄지고 창의적 아이디어가 만들어진다. 

창의적 연결의 순간, 떠오르는 아이디어를 놓치지 않기 위해서도 메모가 필요하다. 아이디어는 떠오르는 순간에 바로 적어놓지 않으면 사라져 버리기 때문이다. 언제 어디서나 메모할 수 있는 준비가 된 사람만이 창의적 아이디어를 붙잡을 수 있다. 떠오르는 아이디어를 간략하게 메모한 다음에는 글로 옮기면서 아이디어를 구체화한다. 글을 쓰다 보면 아이디어의 부족한 부분을 찾을 수 있다. 자료를 보충하고 생각의 빈틈을 메우자.

창의성을 부르는 과정에서 메모가 할 수 있는 일을 도표로 정리하면 아래와 같다. 창의적인 아이디어가 만들어지는 과정에서 메모가 중요한 역할을 한다는 사실을 알 수 있다. 메모는 창의성이 필요한 사람의 개인 도구다.

(출처 : <메모 습관의 힘> , 120p)

업무 노트 한 권에 모두 모으자.

창의성을 위해서는 생각의 재료를 수집하고 충돌시킬 수 있는 공간이 필요하다. 노트 한 권에 업무와 관련된 자료를 모두 모으자.

  1. 주간 업무 계획표를 출력해서 업무 노트에 붙인다.
  2. 업무에 관련된 자료를 출력해 노트에 붙인다. 회의록, 자료 정리, 논문 요약 등 파워포인트로 작성한 문서도 중요 부분을 출력해서 노트에 붙인다.
  3. 회의 때 받은 명함은 회의 내용을 메모한 곳에 붙여둔다.
  4. 업무 상 받은 중요 메일을 출력해서 노트에 붙인다.
  5. 진행되는 업무에 대한 자신의 판단, 생각을 적는다.

자료를 분류하는데 시간 쓰지 말자. 단순하게 노트 하나에 모든 자료를 모으자. 용도별로 노트를 분류해서 쓰면 좋을 것 같지만 막상 써보면 여러 권의 노트를 항상 가지고 다니기도 힘들고, 내용의 분류와 관리에 시간을 많이 쓰게 된다. 노트 한 권만 쓰면 그냥 노트 하나만 가지고 다니면 되고, 언제 메모했는지만 기억할 수 있으면 오히려 필요한 정보를 더 빨리 찾을 수 있다. 서로 다른 종류의 정보가 뒤섞여 있는 것이 생각의 충돌이라는 측면에서 창의적 아이디어를 얻는 데 도움이 된다. 업무 노트를 틈날 때마다 다시 보면서 생각의 충돌을 유도하자. 창의적 연결이 이뤄지면서 업무에 필요한 아이디어를 얻을 수 있을 것이다.

업무 노트에 생각을 수집하자

우리가 흔히 하는 실수는 정보를 잔뜩 수집해놓고서 스스로 지식을 얻었다고 착각하는 것이다. 인터넷 검색을 통해 찾은 자료를 컴퓨터 하드디스크에 줄기차게 저장한다고 해서 지식이 만들어지지는 않는다. 외부로부터 얻은 정보에 자신의 생각과 경험, 통찰을 더해야 지식과 지혜로 이어질 수 있다. 어떤 한 분야의 전문가가 되기 위해서는 자신만의 생각을 수집하고 발효시키는 과정이 필요하다.

창의성을 위해서는 정보를 수집하는 메모와 생각을 수집하는 메모, 둘 다 필요하고 중요하다. 그런데 메모를 정보를 수집하는 용도로만 사용하는 사람들이 많다. 그동안 정보를 수집하는 메모에만 치중했다면 앞으로는 자신의 생각을 수집하는 메모에도 관심을 갖고 실천해보자. 현재 하고 있는 업무에 관한 생각을 노트에 적고 틈날 때마다 다시 보는 습관을 만들어보자.

**이 글은 LG전자블로그에 기고한 글입니다.(원글 링크)

<메모 습관의 힘> 출간 안내

2014년 9월 블로그에 "왜 적어야하나? 2년간 노트를 쓰며 내게 일어난 변화" 글을 올리자 많은 분들이 공감해 주셨어요. 블로그에 달린 댓글을 읽으며 이런 생각이 들었습니다.

’메모와 노트 쓰기에 관심을 가진 사람들이 아직도 많구나’

메모 방법에 관해 블로그와 페이스북을 통해 질문을 주신 분들도 많았어요. 이 책은 그 분들을 위해 제가 정성껏 준비한 대답입니다.

<메모 습관의 힘>

메모라는 작은 습관이 어떻게 삶에 극적인 변화를 가져올 수 있는지 묻는 분들이 이 책을 통해 해답을 찾을 수 있기를 바랍니다.

책에 대해 더 알고 싶으시면 위 이미지 또는 아래 링크를 클릭하세요.

YES24 <메모 습관의 힘> 도서 정보

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지난 달에 2년간 노트를 쓰며 내게 일어난 변화 라는 글을 올렸습니다. 그리고 뜻밖의 선물을 받았죠.

포털 다음의 메인화면 Daum 스페셜 코너에 제 글이 실렸습니다. 다음 메인에 올라간 것도 물론 좋았지만, 저를 더욱 기쁘게 한 것은 페이스북에서 많은 분들이 제 글을 공유해주셨다는 것이었습니다. 다음과 페이스북을 통해 이틀 동안 10만명이 넘는 분들이 제 글을 읽으셨더라구요.

노트 쓰기에 대한 제 글을 좋아해 주셔서 고맙습니다.
노트 쓰기에 관심을 가진 분들이 많다는 것을 알게 되었습니다.

글에 댓글도 많이 달아주셨는데요. 그 중에 한 분이 제 업무노트는 어떻게 쓰고 있는지 궁금하다고 댓글을 남겨 주셨습니다. 다음 번 글에 소개를 해주시면 안 되겠냐고 요청을 해주셨어요.

지난 번 글에는 제 개인 노트만 공개를 했었죠. 사실 그 글 내용을 구상할 때 업무노트도 일부 넣을까 고민을 하긴 했었습니다. 그런데 업무 노트는 회사가 추진하는 일에 대한 정보가 들어갈 수 밖에 없기 때문에, 노트의 내용을 많이 가려야 할 것 같더라구요. 그러면 노트를 있는 그대로 공개하는 제 글의 취지에 안 맞을 것 같아서 업무노트는 다루지 않았습니다.

그런데 제 업무노트에 대해 궁금해하시고, 소개를 부탁하시는 분들이 계시니 내용을 모자이크로 가리더라도 공개를 해볼까 합니다. 주제를 노트의 내용이 보이지 않아도 괜찮은 쪽으로 잡아보았어요.

제 회사 생활을 편하게 만들어준 업무 노트 습관을 공개합니다.

단순하게 살고 싶어서 계획을 세운다.

시간 관리, 업무 관리를 위한 툴은 참 다양합니다. 저도 14년간 회사를 다니면서 다양한 방법을 사용해 왔습니다. 프랭클린플래너를 5년 넘게 사용했고, 프랭클린 플래너를 개선한 스마트플래너도 사용하였습니다. 스마트폰/패드를 쓰면서 부터는 Pocket Informant, Things 같은 앱으로 GTD도 사용하였습니다. GTD를 쓰다가 좀 더 심플한 앱을 쓰고 싶어 Clear, Wunderlist 같은 앱으로 갈아타기도 했습니다.

제 블로그에 썼던 업무 관리 앱 소개글

Pocket Informant 실전 사용법
Clear 앱 소개
안드로이드 할 일 관리 앱, 어떤게 좋을까?
기적의 할 일 관리 앱 Wunderlist

지금은 플래너도 스마트폰 앱도 쓰지 않습니다.

일반 노트만 사용하면서 업무 관리를 하고 있습니다.

주간 업무 계획표 + 하루 노트

제가 일하는 부서는 주간업무 보고서를 목요일 저녁까지 작성해서 보내야 합니다. 금요일 오전에 전날 보낸 주간업무 보고서를 가지고 프로젝트 전체 미팅을 하죠. 그래서 저는 목요일 오후에 다음 주 업무 계획을 작성합니다.

차주 업무 계획은 아래와 같은 엑셀 쉬트에 작성합니다.

해야할 업무의 목표, 세부 추진 방안, 예상 문제점 및 추진 방안을 씁니다. 그 다음 업무의 우선 순위를 매깁니다. 각각의 업무를 진행할 일정을 날자칸에 화살표로 표시합니다.

(주간 업무 계획표 작성법은 <스마트 플래너 잘쓰는 법> 이명원 저, 이코북 책을 참조했습니다.)

이 주간 업무 계획표는 제가 만든 것이 아닙니다. 예전에 제가 속했던 프로젝트의 PL(Project Leader)분께서 저를 포함한 다른 멤버들에게 이 주간 업무 계획표를 매주 작성해서 제출하도록 하셨습니다. 그 때는 이 주간 업무 계획표 작성이 참 싫었습니다. 다음 주에 할 일을 미리 상세하게 계획하고, 실제로 진행할 일정까지 표시한다는 것이 참 부담스러웠죠. 나중에 실제로 계획표대로 했는지 검사까지 받았으니 계획을 대충 세울 수도 없었습니다.

그런데 이 주간 업무 계획표 작성을 7년 이상 해오다 보니까 습관이 몸에 배면서 장점이 보이기 시작했습니다. 그래서 그 PL분과 같이 일하지 않게 된 이후에도, 누가 시키지는 않지만 저 스스로 이 주간 업무 계획표 작성을 매주 하고 있습니다.

주간 업무 계획표를 만들면 뭐가 좋을까요?

마음 편하게 살기 위해서는 고민이 없어야 합니다. 회사에서 마음이 편하려면 어떤 일을 해야 할지 고민하는 시간을 줄이면 됩니다.

주간 업무 계획표를 쓰면 회사 생활을 단순하게 할 수 있습니다.

  1. 출근하면 주간 업무 계획표에서 오늘 날자 칸을 본다.
  2. 화살표가 있는 업무를 오늘의 할 일 목록에 옮겨 적는다.
  3. 할 일 목록의 일을 우선순위대로 하나씩 해치운다.

오늘의 할 일 목록은 하루 노트에 기록합니다.

하루 노트는 이상혁님의 <노트의 기술> 에 나오는 노트의 한 종류인데, 하루 중 발생하는 일을 모두 기록하는 노트입니다. 저는 하루 노트에 그 날 할 일, 일어난 일을 적습니다. 주간 업무 계획표에서와 같이 중요한 업무에는 번호에 빨간색, 주황색 동그라미를 쳐서 강조를 합니다. 업무를 다 처리하면 완료 표시를 하구요.

이 작은 하루 노트 한 권만 가지고 다니면 회사에서 어떤 일을 할지 고민할 필요가 없는 것이지요. 하루 노트에 적힌 목록을 보면서 차례 차례 하나씩 그냥 하면 됩니다.

계획은 짧은 시간 집중 해서 고민하고, 나머지 시간 동안 마음 편하게 일하기 위해 세우는 겁니다.

주간 업무 계획표 + 하루 노트 조합을 통해 제 회사 생활이 편해졌습니다.


주의할 점

이 방식은 미리 여행 지도와 스케쥴을 짜놓고 거기에 맞춰 여행을 하는 것과 같습니다. 그런데 여행 계획을 대충 짜놓으면 여행이 엉망이 되겠지요. 너무 갈 곳을 많이 잡아 놓으면 다 가지도 못하고 지쳐버릴 것이고, 스케쥴을너무 느슨하게 잡아 놓으면 몸은 편하더라도 여행을 통해 얻는 것이 적을 것입니다. 여행 계획을 세울 때 내가 처한 상황과 목표에 맞게 꼼꼼하게 세우는 것이 중요합니다. 여행을 많이 다녀본 사람일 수록 계획을 잘 세우겠죠. 주간 업무 계획표에 따라 업무를 처리하는 연습이 반복될 수록 더 계획을 잘 세울 수 있습니다.

계획은 고정 불변의 것이 아닙니다. 주변 상황의 변화에 따라 그때 그때 수정/보완하세요. 월요일에 출근하면 전주에 세웠던 주간 업무 계획을 보고 더 추가할 것은 없는지, 달라진 상황에 맞춰서 우선 순위를 바꿔야 할 것은 없는지 면밀히 검토합니다. 매일 아침 업무를 시작하기 전에 주간 업무 계획표를 점검하고, 수정/보완을 합니다. 미리 다른 일들의 우선 순위를 표시해 놓았기 때문에 새로운 일을 끼워넣는 작업은 오래걸리지 않습니다. 그리고 하루 노트에 그 변경 사항을 반영하여 할 일을 적습니다.

한 곳에 모두 모은다.

저는 딱 3개의 노트만 씁니다. 회사 업무용 연구노트, 개인적인 생각정리를 위한 개인 노트, 매일 매일의 할 일 관리를 위한 하루 노트 3가지를 사용합니다. 업무용으로는 연구 노트와 하루 노트 2개만 쓰는 거죠. 하루 노트에는 그 날의 할 일과 일어난 일을 간단히 목록 형태로 적고, 나머지는 모두 연구 노트에 기록합니다.

요즘 에버노트에 모든 자료를 모으시는 분들이 많으시죠. 저도 물론 에버노트를 사용합니다. 그런데 저는 종이로 된 노트에도 업무에 필요한 자료를 모두 모아둡니다.

  1. 주간 업무 계획표를 출력하고 잘라서 연구 노트에 붙입니다.
  2. 회의록, 자료 정리, 논문 요약 등 파워포인트로 작성한 문서도 중요 부분을 출력해서 노트에 붙입니다.
  3. 미팅 때 받은 명함도 미팅 내용을 메모한 곳에 붙여 둡니다.
  4. 월간 일정 관리를 위한 달력도 복사해서 노트에 붙여서 씁니다.

이렇게 주간 업무 계획표를 비롯해 업무 관련자료를 출력해서 노트에 붙여두는 것은 여러가지 장점이 있습니다.

  1. 업무 히스토리를 언제나 확인 가능하다.
    : 지금까지 한 일의 히스토리를 보면서 다음에 할 일을 계획할 수 있음.
    상사의 요즘 무슨 일 하고 있어? 질문에 바로 대답이 가능함.
  2. PC나 스마트폰을 확인하지 않아도 필요한 자료를 바로 찾아볼 수 있다.
    : 노트북 없이 회의 참석 가능. 윗 분들과의 미팅에서 예상치 못한 질문이 나올 때 효과적입니다.
  3. 노트를 다시 보면서 떠오르는 아이디어를 바로 써 넣을 수 있다.
    : 예전에 썼던 내용을 다시 보는 경우가 늘어납니다. 아이디어 발상에 좋아요.
  4. 노트 한 권만 가지고 다니면 된다.
    : 이동할 때 간편하게 노트 하나만 가지고 다니면서 쓸 수 있다.

저는 페이지를 넣고 빼는게 자유로운 바인더 노트를 쓰지 않는데요. 노트 한 곳에 모아 쓰는 이유가 있습니다.

  1. 현재 필요한 정보는 최근 3개월 이내에 작성한 자료일 가능성이 높다.
  2. 여러 곳에 자료를 분류하면 어디에 분류해 놓았는지를 기억 못할 때가 있다. (PC 폴더 어디에 화일이 있는지 못 찾을 때 많으시죠?)
  3. 자료를 검색할 때 언제쯤 그 자료를 썼다는 것은 기억하는 경우가 많다.
  4. 노트에는 날자별로 순차적으로 자료가 정리되어 있기 때문에, 자료를 작성한 시점만 대강 기억하면 필요한 자료를 찾을 수가 있다.

주제별로 따로 노트를 쓰지 않고, 노트 하나만 쓰는 것이 저에게는 훨씬 편했습니다.

[BONUS] 제가 쓰는 문구류를 공개합니다.

노트 쓰는 습관을 만들려면 손으로 글씨를 쓰고, 자료를 잘라 붙이고 하는 일들이 편하고 즐거워야 합니다. 그러기 위해서는 용도에 맞는 좋은 문구 제품을 찾아 쓰는 것이 필요합니다.

제가 애용하는 문구 제품을 소개드릴게요. (해당 제품 업체와 개인적으로 아무런 관계 없습니다.)

  • 종이제단기 : 주간 업무 계획표와 기타 자료들을 출력한 다음, 노트에 붙이기 전에 자를 때 쓰는 제단기입니다. 일일이 가위나 칼로 잘라서 붙이려면 귀찮고 깨끗하게 자르기도 어렵죠. 종이제단기를 하나 장만해두고 쓰면 아주 편하답니다. ( 제품명 물어보시는 분들이 계시네요. CARL社 DISK CUTTER DC-210N(A4)제품입니다.)

  • 양면테이프(테이프풀) : 잘라낸 종이는 한 손으로 쓰는 양면테이프 (테이프풀)을 사용해 노트에 붙입니다. 딱풀을 쓰는 것보다 훨씬 편하답니다.
    테이프풀 KOKUYO DOT LINER 제품 리뷰

  • 필기구 : 노트를 잘 쓰려면 쓰는 즐거움에 눈떠야 합니다. 쓰는 즐거움을 위해서는 좋은 필기구가 필요합니다. 좋은 필기구가 비싸야 할 필요는 없습니다. 저는 가격은 착하지만 필기감이 좋은 만년필과 하나만 갖고 다녀도 여러 색을 쓸 수 있는 다색 볼펜을 즐겨 씁니다.

  • 노트 : 저는 사각거리는 느낌이 좋아서 만년필을 즐겨 씁니다. 그래서 만년필로 쓸 때 뒤에서 비치지 않는 종이 재질의 노트를 사용합니다.
    복면사과까르네 노트 리뷰

  • Bag in Bag : 노트와 필기구를 갖고 다닐 때 가방 안에 넣고 쓰는 Bag in Bag을 스면 편합니다. 위와 같이 다양한 사이즈의 포켓이 있어서 노트와 필기구를 간편하게 넣고 다닐 수 있습니다. 저는 이 가방에 핸드폰 배터리도 여분으로 2개 넣고 다닙니다. 충전된 배터리는 왼쪽 포켓에 넣고, 다 쓴 배터리는 오른쪽 포켓으로 옮겨 넣습니다.
    LIHIT Bag in Bag 리뷰

제가 선호하는 노트

저는 내지에 아무 디자인도 없는 Blank 노트를 씁니다. 두꺼운 노트는 가방도 무겁게 하고 휴대하기가 불편해서 얇은 두께의 노트를 선호합니다. 앞에서 말한것처럼 최근 3개월 정도의 분량만 적을 수 있는 노트면 충분하더군요. 필요한 양식은 직접 만들거나 다른 곳에서 복사해서 Blank 노트에 붙여서 쓰는 것이 가장 자유도가 높고, 비용도 적게 들었습니다. 프랭클린 플래너 같은 비싼 제품을 사서 쓸 필요가 없으니까요.

처음에는 왼쪽 노트를 쓰다가 오른쪽 얇은 노트로 갈아탔습니다.

얇은 노트는 아래처럼 간편하게 가지고 다닐 수 있어 좋습니다.

자신만의 방법을 찾자

제가 오늘 소개드린 방법이 모든 분들에게 유용하지는 않을거예요. 그냥 ‘저 사람은 저렇게 하는구나’ 참고만 해주세요. 마음에 드시면 따라해 보시는 것도 좋겠지요. 직접 해보시면서 자신의 스타일에 잘 맞으면 계속 쓰시고, 그렇지 않으면 그냥 버리시면 됩니다. 디지털 메모든, 아날로그 메모든 개인마다 잘 맞는 방법이 있습니다. 자신의 취향에 맞는 방법을 찾아서 그 방법을 더 발전시키는 것이 좋다고 생각합니다.

제가 업무 관리를 위한 다양한 툴을 사용해 오면서 느낀 점입니다.

  • 복잡한 방법은 오래 쓰기 어렵다. 단순한 방법일 수록 좋다.
  • 다른 사람의 좋은 습관을 따라해보자. 단, 쓰면서 자신에게 맞도록 변형하자.
  • 계획을 세우는 목표를 잊지 말자. 단순하게 살기 위해 계획을 세우자.

<메모 습관의 힘> 출간 안내

2014년 9월 블로그에 "왜 적어야하나? 2년간 노트를 쓰며 내게 일어난 변화" 글을 올리자 많은 분들이 공감해 주셨어요. 블로그에 달린 댓글을 읽으며 이런 생각이 들었습니다.

’메모와 노트 쓰기에 관심을 가진 사람들이 아직도 많구나’

메모 방법에 관해 블로그와 페이스북을 통해 질문을 주신 분들도 많았어요. 이 책은 그 분들을 위해 제가 정성껏 준비한 대답입니다.

<메모 습관의 힘>

메모라는 작은 습관이 어떻게 삶에 극적인 변화를 가져올 수 있는지 묻는 분들이 이 책을 통해 해답을 찾을 수 있기를 바랍니다.

책에 대해 더 알고 싶으시면 위 이미지 또는 아래 링크를 클릭하세요.

YES24 <메모 습관의 힘> 도서 정보

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