'업무관리'에 해당되는 글 5건

  1. 회사 생활이 편해지는 업무 노트 습관 (115)
  2. 기적의 할 일 관리 앱 Wunderlist (2)
  3. 어디서나 할 일을 관리하자 Any.Do
  4. 안드로이드 할 일 관리 앱, 어떤게 좋을까? (3)
  5. 포켓인포먼트 (Pocket Informant) 실전 사용법 (46)

지난 달에 2년간 노트를 쓰며 내게 일어난 변화 라는 글을 올렸습니다. 그리고 뜻밖의 선물을 받았죠.

포털 다음의 메인화면 Daum 스페셜 코너에 제 글이 실렸습니다. 다음 메인에 올라간 것도 물론 좋았지만, 저를 더욱 기쁘게 한 것은 페이스북에서 많은 분들이 제 글을 공유해주셨다는 것이었습니다. 다음과 페이스북을 통해 이틀 동안 10만명이 넘는 분들이 제 글을 읽으셨더라구요.

노트 쓰기에 대한 제 글을 좋아해 주셔서 고맙습니다.
노트 쓰기에 관심을 가진 분들이 많다는 것을 알게 되었습니다.

글에 댓글도 많이 달아주셨는데요. 그 중에 한 분이 제 업무노트는 어떻게 쓰고 있는지 궁금하다고 댓글을 남겨 주셨습니다. 다음 번 글에 소개를 해주시면 안 되겠냐고 요청을 해주셨어요.

지난 번 글에는 제 개인 노트만 공개를 했었죠. 사실 그 글 내용을 구상할 때 업무노트도 일부 넣을까 고민을 하긴 했었습니다. 그런데 업무 노트는 회사가 추진하는 일에 대한 정보가 들어갈 수 밖에 없기 때문에, 노트의 내용을 많이 가려야 할 것 같더라구요. 그러면 노트를 있는 그대로 공개하는 제 글의 취지에 안 맞을 것 같아서 업무노트는 다루지 않았습니다.

그런데 제 업무노트에 대해 궁금해하시고, 소개를 부탁하시는 분들이 계시니 내용을 모자이크로 가리더라도 공개를 해볼까 합니다. 주제를 노트의 내용이 보이지 않아도 괜찮은 쪽으로 잡아보았어요.

제 회사 생활을 편하게 만들어준 업무 노트 습관을 공개합니다.

단순하게 살고 싶어서 계획을 세운다.

시간 관리, 업무 관리를 위한 툴은 참 다양합니다. 저도 14년간 회사를 다니면서 다양한 방법을 사용해 왔습니다. 프랭클린플래너를 5년 넘게 사용했고, 프랭클린 플래너를 개선한 스마트플래너도 사용하였습니다. 스마트폰/패드를 쓰면서 부터는 Pocket Informant, Things 같은 앱으로 GTD도 사용하였습니다. GTD를 쓰다가 좀 더 심플한 앱을 쓰고 싶어 Clear, Wunderlist 같은 앱으로 갈아타기도 했습니다.

제 블로그에 썼던 업무 관리 앱 소개글

Pocket Informant 실전 사용법
Clear 앱 소개
안드로이드 할 일 관리 앱, 어떤게 좋을까?
기적의 할 일 관리 앱 Wunderlist

지금은 플래너도 스마트폰 앱도 쓰지 않습니다.

일반 노트만 사용하면서 업무 관리를 하고 있습니다.

주간 업무 계획표 + 하루 노트

제가 일하는 부서는 주간업무 보고서를 목요일 저녁까지 작성해서 보내야 합니다. 금요일 오전에 전날 보낸 주간업무 보고서를 가지고 프로젝트 전체 미팅을 하죠. 그래서 저는 목요일 오후에 다음 주 업무 계획을 작성합니다.

차주 업무 계획은 아래와 같은 엑셀 쉬트에 작성합니다.

해야할 업무의 목표, 세부 추진 방안, 예상 문제점 및 추진 방안을 씁니다. 그 다음 업무의 우선 순위를 매깁니다. 각각의 업무를 진행할 일정을 날자칸에 화살표로 표시합니다.

(주간 업무 계획표 작성법은 <스마트 플래너 잘쓰는 법> 이명원 저, 이코북 책을 참조했습니다.)

이 주간 업무 계획표는 제가 만든 것이 아닙니다. 예전에 제가 속했던 프로젝트의 PL(Project Leader)분께서 저를 포함한 다른 멤버들에게 이 주간 업무 계획표를 매주 작성해서 제출하도록 하셨습니다. 그 때는 이 주간 업무 계획표 작성이 참 싫었습니다. 다음 주에 할 일을 미리 상세하게 계획하고, 실제로 진행할 일정까지 표시한다는 것이 참 부담스러웠죠. 나중에 실제로 계획표대로 했는지 검사까지 받았으니 계획을 대충 세울 수도 없었습니다.

그런데 이 주간 업무 계획표 작성을 7년 이상 해오다 보니까 습관이 몸에 배면서 장점이 보이기 시작했습니다. 그래서 그 PL분과 같이 일하지 않게 된 이후에도, 누가 시키지는 않지만 저 스스로 이 주간 업무 계획표 작성을 매주 하고 있습니다.

주간 업무 계획표를 만들면 뭐가 좋을까요?

마음 편하게 살기 위해서는 고민이 없어야 합니다. 회사에서 마음이 편하려면 어떤 일을 해야 할지 고민하는 시간을 줄이면 됩니다.

주간 업무 계획표를 쓰면 회사 생활을 단순하게 할 수 있습니다.

  1. 출근하면 주간 업무 계획표에서 오늘 날자 칸을 본다.
  2. 화살표가 있는 업무를 오늘의 할 일 목록에 옮겨 적는다.
  3. 할 일 목록의 일을 우선순위대로 하나씩 해치운다.

오늘의 할 일 목록은 하루 노트에 기록합니다.

하루 노트는 이상혁님의 <노트의 기술> 에 나오는 노트의 한 종류인데, 하루 중 발생하는 일을 모두 기록하는 노트입니다. 저는 하루 노트에 그 날 할 일, 일어난 일을 적습니다. 주간 업무 계획표에서와 같이 중요한 업무에는 번호에 빨간색, 주황색 동그라미를 쳐서 강조를 합니다. 업무를 다 처리하면 완료 표시를 하구요.

이 작은 하루 노트 한 권만 가지고 다니면 회사에서 어떤 일을 할지 고민할 필요가 없는 것이지요. 하루 노트에 적힌 목록을 보면서 차례 차례 하나씩 그냥 하면 됩니다.

계획은 짧은 시간 집중 해서 고민하고, 나머지 시간 동안 마음 편하게 일하기 위해 세우는 겁니다.

주간 업무 계획표 + 하루 노트 조합을 통해 제 회사 생활이 편해졌습니다.


주의할 점

이 방식은 미리 여행 지도와 스케쥴을 짜놓고 거기에 맞춰 여행을 하는 것과 같습니다. 그런데 여행 계획을 대충 짜놓으면 여행이 엉망이 되겠지요. 너무 갈 곳을 많이 잡아 놓으면 다 가지도 못하고 지쳐버릴 것이고, 스케쥴을너무 느슨하게 잡아 놓으면 몸은 편하더라도 여행을 통해 얻는 것이 적을 것입니다. 여행 계획을 세울 때 내가 처한 상황과 목표에 맞게 꼼꼼하게 세우는 것이 중요합니다. 여행을 많이 다녀본 사람일 수록 계획을 잘 세우겠죠. 주간 업무 계획표에 따라 업무를 처리하는 연습이 반복될 수록 더 계획을 잘 세울 수 있습니다.

계획은 고정 불변의 것이 아닙니다. 주변 상황의 변화에 따라 그때 그때 수정/보완하세요. 월요일에 출근하면 전주에 세웠던 주간 업무 계획을 보고 더 추가할 것은 없는지, 달라진 상황에 맞춰서 우선 순위를 바꿔야 할 것은 없는지 면밀히 검토합니다. 매일 아침 업무를 시작하기 전에 주간 업무 계획표를 점검하고, 수정/보완을 합니다. 미리 다른 일들의 우선 순위를 표시해 놓았기 때문에 새로운 일을 끼워넣는 작업은 오래걸리지 않습니다. 그리고 하루 노트에 그 변경 사항을 반영하여 할 일을 적습니다.

한 곳에 모두 모은다.

저는 딱 3개의 노트만 씁니다. 회사 업무용 연구노트, 개인적인 생각정리를 위한 개인 노트, 매일 매일의 할 일 관리를 위한 하루 노트 3가지를 사용합니다. 업무용으로는 연구 노트와 하루 노트 2개만 쓰는 거죠. 하루 노트에는 그 날의 할 일과 일어난 일을 간단히 목록 형태로 적고, 나머지는 모두 연구 노트에 기록합니다.

요즘 에버노트에 모든 자료를 모으시는 분들이 많으시죠. 저도 물론 에버노트를 사용합니다. 그런데 저는 종이로 된 노트에도 업무에 필요한 자료를 모두 모아둡니다.

  1. 주간 업무 계획표를 출력하고 잘라서 연구 노트에 붙입니다.
  2. 회의록, 자료 정리, 논문 요약 등 파워포인트로 작성한 문서도 중요 부분을 출력해서 노트에 붙입니다.
  3. 미팅 때 받은 명함도 미팅 내용을 메모한 곳에 붙여 둡니다.
  4. 월간 일정 관리를 위한 달력도 복사해서 노트에 붙여서 씁니다.

이렇게 주간 업무 계획표를 비롯해 업무 관련자료를 출력해서 노트에 붙여두는 것은 여러가지 장점이 있습니다.

  1. 업무 히스토리를 언제나 확인 가능하다.
    : 지금까지 한 일의 히스토리를 보면서 다음에 할 일을 계획할 수 있음.
    상사의 요즘 무슨 일 하고 있어? 질문에 바로 대답이 가능함.
  2. PC나 스마트폰을 확인하지 않아도 필요한 자료를 바로 찾아볼 수 있다.
    : 노트북 없이 회의 참석 가능. 윗 분들과의 미팅에서 예상치 못한 질문이 나올 때 효과적입니다.
  3. 노트를 다시 보면서 떠오르는 아이디어를 바로 써 넣을 수 있다.
    : 예전에 썼던 내용을 다시 보는 경우가 늘어납니다. 아이디어 발상에 좋아요.
  4. 노트 한 권만 가지고 다니면 된다.
    : 이동할 때 간편하게 노트 하나만 가지고 다니면서 쓸 수 있다.

저는 페이지를 넣고 빼는게 자유로운 바인더 노트를 쓰지 않는데요. 노트 한 곳에 모아 쓰는 이유가 있습니다.

  1. 현재 필요한 정보는 최근 3개월 이내에 작성한 자료일 가능성이 높다.
  2. 여러 곳에 자료를 분류하면 어디에 분류해 놓았는지를 기억 못할 때가 있다. (PC 폴더 어디에 화일이 있는지 못 찾을 때 많으시죠?)
  3. 자료를 검색할 때 언제쯤 그 자료를 썼다는 것은 기억하는 경우가 많다.
  4. 노트에는 날자별로 순차적으로 자료가 정리되어 있기 때문에, 자료를 작성한 시점만 대강 기억하면 필요한 자료를 찾을 수가 있다.

주제별로 따로 노트를 쓰지 않고, 노트 하나만 쓰는 것이 저에게는 훨씬 편했습니다.

[BONUS] 제가 쓰는 문구류를 공개합니다.

노트 쓰는 습관을 만들려면 손으로 글씨를 쓰고, 자료를 잘라 붙이고 하는 일들이 편하고 즐거워야 합니다. 그러기 위해서는 용도에 맞는 좋은 문구 제품을 찾아 쓰는 것이 필요합니다.

제가 애용하는 문구 제품을 소개드릴게요. (해당 제품 업체와 개인적으로 아무런 관계 없습니다.)

  • 종이제단기 : 주간 업무 계획표와 기타 자료들을 출력한 다음, 노트에 붙이기 전에 자를 때 쓰는 제단기입니다. 일일이 가위나 칼로 잘라서 붙이려면 귀찮고 깨끗하게 자르기도 어렵죠. 종이제단기를 하나 장만해두고 쓰면 아주 편하답니다. ( 제품명 물어보시는 분들이 계시네요. CARL社 DISK CUTTER DC-210N(A4)제품입니다.)

  • 양면테이프(테이프풀) : 잘라낸 종이는 한 손으로 쓰는 양면테이프 (테이프풀)을 사용해 노트에 붙입니다. 딱풀을 쓰는 것보다 훨씬 편하답니다.
    테이프풀 KOKUYO DOT LINER 제품 리뷰

  • 필기구 : 노트를 잘 쓰려면 쓰는 즐거움에 눈떠야 합니다. 쓰는 즐거움을 위해서는 좋은 필기구가 필요합니다. 좋은 필기구가 비싸야 할 필요는 없습니다. 저는 가격은 착하지만 필기감이 좋은 만년필과 하나만 갖고 다녀도 여러 색을 쓸 수 있는 다색 볼펜을 즐겨 씁니다.

  • 노트 : 저는 사각거리는 느낌이 좋아서 만년필을 즐겨 씁니다. 그래서 만년필로 쓸 때 뒤에서 비치지 않는 종이 재질의 노트를 사용합니다.
    복면사과까르네 노트 리뷰

  • Bag in Bag : 노트와 필기구를 갖고 다닐 때 가방 안에 넣고 쓰는 Bag in Bag을 스면 편합니다. 위와 같이 다양한 사이즈의 포켓이 있어서 노트와 필기구를 간편하게 넣고 다닐 수 있습니다. 저는 이 가방에 핸드폰 배터리도 여분으로 2개 넣고 다닙니다. 충전된 배터리는 왼쪽 포켓에 넣고, 다 쓴 배터리는 오른쪽 포켓으로 옮겨 넣습니다.
    LIHIT Bag in Bag 리뷰

제가 선호하는 노트

저는 내지에 아무 디자인도 없는 Blank 노트를 씁니다. 두꺼운 노트는 가방도 무겁게 하고 휴대하기가 불편해서 얇은 두께의 노트를 선호합니다. 앞에서 말한것처럼 최근 3개월 정도의 분량만 적을 수 있는 노트면 충분하더군요. 필요한 양식은 직접 만들거나 다른 곳에서 복사해서 Blank 노트에 붙여서 쓰는 것이 가장 자유도가 높고, 비용도 적게 들었습니다. 프랭클린 플래너 같은 비싼 제품을 사서 쓸 필요가 없으니까요.

처음에는 왼쪽 노트를 쓰다가 오른쪽 얇은 노트로 갈아탔습니다.

얇은 노트는 아래처럼 간편하게 가지고 다닐 수 있어 좋습니다.

자신만의 방법을 찾자

제가 오늘 소개드린 방법이 모든 분들에게 유용하지는 않을거예요. 그냥 ‘저 사람은 저렇게 하는구나’ 참고만 해주세요. 마음에 드시면 따라해 보시는 것도 좋겠지요. 직접 해보시면서 자신의 스타일에 잘 맞으면 계속 쓰시고, 그렇지 않으면 그냥 버리시면 됩니다. 디지털 메모든, 아날로그 메모든 개인마다 잘 맞는 방법이 있습니다. 자신의 취향에 맞는 방법을 찾아서 그 방법을 더 발전시키는 것이 좋다고 생각합니다.

제가 업무 관리를 위한 다양한 툴을 사용해 오면서 느낀 점입니다.

  • 복잡한 방법은 오래 쓰기 어렵다. 단순한 방법일 수록 좋다.
  • 다른 사람의 좋은 습관을 따라해보자. 단, 쓰면서 자신에게 맞도록 변형하자.
  • 계획을 세우는 목표를 잊지 말자. 단순하게 살기 위해 계획을 세우자.

<메모 습관의 힘> 출간 안내

2014년 9월 블로그에 "왜 적어야하나? 2년간 노트를 쓰며 내게 일어난 변화" 글을 올리자 많은 분들이 공감해 주셨어요. 블로그에 달린 댓글을 읽으며 이런 생각이 들었습니다.

’메모와 노트 쓰기에 관심을 가진 사람들이 아직도 많구나’

메모 방법에 관해 블로그와 페이스북을 통해 질문을 주신 분들도 많았어요. 이 책은 그 분들을 위해 제가 정성껏 준비한 대답입니다.

<메모 습관의 힘>

메모라는 작은 습관이 어떻게 삶에 극적인 변화를 가져올 수 있는지 묻는 분들이 이 책을 통해 해답을 찾을 수 있기를 바랍니다.

책에 대해 더 알고 싶으시면 위 이미지 또는 아래 링크를 클릭하세요.

YES24 <메모 습관의 힘> 도서 정보

사람들이 가장 많이 본 글

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iPhone, iPad, Android 폰, PC or Mac에서 일관되게 할 일을 관리하고 싶으신가요?

그렇다면 Wunderlist 가 훌륭한 해결책이 될 수 있습니다.


독일어 단어인 Wunder를 번역하면 기적, 놀라운 일 정도로 해석할 수 있을 것 같습니다.

따라서 Wunderlist 는 이름 그대로 모든 플랫폼을 지원하고, 디자인이 미려하면서도 무료인

기적같은 앱입니다.


Wunderlist의 본질은 To do 관리 앱이 아니라 List (목록) 관리 앱이예요.

하지만 할 일 관리 앱으로서의 기능이 들어있기 때문에 업무 관리 용으로도 아주 훌륭해요 .

(아이폰의 Clear 도 List 앱이지만 할 일 관리용으로 좋죠. ==> http://j.mp/ZwLuOl ) 


 


Wunderlist 에서는 여러 가지 목록을 만들어 할 일을 관리할 수 있습니다.


왼쪽은 현재 제가 쓰고 있는 List 들인데요.


회사업무와 개인적인 일, 갖고 싶은 것(Wish Item)

읽을 책이나 아이디어 (화면에 오타가....^^;)

목록 등, 원하는 만큼 리스트를 만들 수 있습니다.























'오늘 할일'을 선택하면 여러 목록에 있는 일 중에서

오늘 할 일만 표시가 됩니다.



특별히 중요한 일은 별표를 눌러 강조하시면 됩니다.












'주간 할일'을 선택하면 그 주에 할 일이 날자별로

표시가 되구요.

(오늘부터 앞으로 1주일간의 할일이 포함되요.)


배경화면도 여러 가지가 있어서 취향대로 바꿀 수 있어요.


봄이 다가오니 푸르게 바꿔봤어요. 




















Wunderlist는 iPad 에서도 똑같은 앱으로 쓸 수 있습니다.

화면이 크니 목록 창을 열어놓고 보기 더 편해요.



PC나 Mac에서도 크롭 브라우저의 확장프로그램으로 쓸 수 있구요.

iPhone, iPad, Android, 크롬 확장프로그램 간에 싱크는 물론 자동으로 됩니다.



안드로이드에서 위젯도 물론 제공합니다.



저는 Jorte 의 캘린더 위젯아래 Wunderlist 위젯을 배치해서 쓰고 있어요.


저처럼 iPad와 안드로이드 폰을 함께 쓰시는 분들께 

할일 관리 앱으로 Wunderlist 를 추천드립니다.


구글 캘린더 Task와 동기화되는 앱을 찾으시면 아래 리뷰들도 참고하세요.


안드로이드 할 일 관리 앱, 어떤게 좋을까?

어디서나 할 일을 관리하자 Any.DO


그리고 더 좋은 앱을 내가 알고 있다! 하시면 댓글로 꼭 추천 부탁드려요.

이 글을 읽으시는 다른 분들께 도움이 될 테니까요.

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Any.Do 는 할일을 오늘, 내일, 이번 주 할일로 구분해서 관리하게 해주는 

심플하면서도 효율적인 업무관리 앱입니다.



굳이 복잡하게 GTD  같은 걸 생각하지 말고, 그냥 오늘 할거야? 내일 할거야? 아니면 이번 주, 그것도 아니면 나중에? 할 일 인지만 정하라는 거죠.


화면 디자인도 정말 깔끔합니다. 거추장스러운 건 딱 싫다라고 말하는 것 같아요.

Any.DO 와 함께면 업무 관리 어~렵지 않아요.


Any.Do의 또 다른 장점은 iPhone, Android, PC 3가지 플랫폼을 모두 지원한다는 것입니다.

(iPad 앱은 없지만, iPad에서도 iPhone용 앱을 띄워 쓸 수는 있습니다.)



PC에서는 Chrome 웹브라우저의 확장 프로그램으로 Any.Do를 설치해 쓸 수 있습니다.



창 형태로도 띄워서 쓸 수 있어 좋아요. 

Any.Do 는 창 모드로 해놓고 쓰는게 편리한 것 같아요.



 

구글 Task 와도 동기화를 할 수 있는데, 자동으로 되지 않고 설정으로 들어가서 동기화 버튼을 한 번 눌러줘야 합니다. 이 부분이 아쉬운 부분이긴 해요. 자동으로 싱크가 되거나 바깥에 싱크 버튼이 나와있으면 편리할 텐데요. 그런데 PC에서는 Chrome 확장프로그램으로 쓸 수 있으니, 굳이 구글 Task와 동기화해서 쓸 필요는 없어요. 제 주변에 Any.Do를 쓰는 분들도 구글 Task와 동기화 하지 않고 그냥 Any.Do 단독으로 쓰시더라구요.


iPhone, Android 2종류의 기기를 가지고 있거나, Mac Book과 Android를 쓰시는 분들한테는

Any.Do가 업무관리 앱으로 좋을 것 같습니다.


그리고 마지막으로 Any.DO 만의 차별화된 기능이 또 하나 있어요.



아침 9시가 되면 Plan Your Day ! 기능이 동작합니다.

할 일 목록의 일들을 오늘 할건지, 나중에 할건지 자동으로 물어봐 주니까

그 날 할일을 정하는게 무척 편합니다.



오늘 한다고 하면 몇 시에 할지 알람을 지정해 줄 수도 있구요.


Any.Do 정말 심플하면서도, 사용자에 대한 세심한 배려가 느껴지는 앱이예요.


안드로이드 폰의 업무 관리 앱으로 추천합니다. 아이폰에서도 물론 쓸 수 있구요.


* 아래의 다른 할 일 관리 앱 리뷰도 참고하세요.

기적의 할 일 관리 앱 Wunderlist

안드로이드 할 일 관리 앱, 어떤게 좋을까?

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제가 옵티머스 G Pro를 구입하면서 드디어 iOS의 세계에서 Android의 세계로 넘어왔습니다. 

안드로이드로 갈아타고 보니 가장 먼저 하게 된 일이 기존에 iPhone에서 쓰던 업무 관리 앱들을 대체하는 앱을 안드로이드에서 찾는 일이었죠.



Android 할 일 관리 앱, 어떤게 좋을까요?



그래서 블로그 검색도 해보고, 페이스북에서 페친들의 추천도 받으면서

몇 가지 앱들을 추려냈고, 실제로 사용해 보면서 장/단점을 파악해 보았습니다.


제가 검토한 앱 리스트입니다.


1. Jorte, Tasks (free) , Gtask - Google Task 와 동기화 되는 안드로이드 앱들

2. Any.Do  - Android, iPhone, PC (Chrome 확장프로그램) 지원

3. Wunderlist - Android, iPhone, iPad, PC (단독 실행 프로그램과 Chrome 확장프로그램) 지원


이번 글에서는 Google Task 기반 앱들을 먼저 살펴보겠습니다.


Google Task 기반 안드로이드 할 일 관리 앱


Google Task 는 구글 캘린더에서 제공하는 할 일 목록(Task)을 말합니다.

요즘 주위를 보면 구글 캘린더로 일정 관리하시는 분들 많으시더라구요. 

Google Task 기반 앱을 쓰는 장점은 PC에서 스케쥴과 할 일 목록을 한 자리에서 작성할 수 있다는 점이죠.

그런데 구글에서 제공하는 할 일 목록은 GTD를 하기에는 단순하고, UI도 그렇게 좋지는 않습니다.

그렇지만 단순한 것이 또 복잡한 것을 싫어하는 분들께는 장점이 되지요.


Google Calendar & Task

 

Google Task와 동기화 되는 안드로이드 앱들을 살펴볼까요.



Jorte


(* 옵티머스 G Pro가 Full HD (1080*1920) 이다보니 화면 캡쳐 사진이 좀 길어요 ^^;)




안드로이드에는 캘린더 앱이 예쁜게 별로 없는 것 같아요. Jorte가 그나마 폰트 크기도 조절 가능하고 읽을만한 캘린더를 보여줍니다.


할일과 메모 부분은 심플해서 좋기는 한데, 이쁘다는 느낌은 안 드네요. Task 관리도 좀 불편해요


Jorte의 장점은 다양한 사이즈의 위젯을 제공한다는 점입니다.


캘린더로 위젯을 설정해서 띄워 놓는 용도로 쓸 때 

참 좋은 것 같아요.






할일은 리뷰를 위해 샘플로 생각나는데로 

그냥 적어봤어요 ^_^










                                

Tasks Free

(Tasks 유료버전은 광고가 없습니다.)


Tasks Free


Tasks는 글자크기도 시원시원하고, 할일 들의 위치를 위, 아래로 손쉽게 이동시킬 수 있습니다. 구글 Task와 싱크도 상단의 싱크 아이콘 하나로 쉽게 할 수 있구요.




Tasks 위젯은 2*2 크기로 작게 만들어서 쓸 수 있어서 

화면에 많은 영역을 차지하지 않고 사용이 가능합니다.


심플한걸 좋아하시는 분들께 맞을 것 같습니다.

























GTask


GTask








GTask는 Tasks와 거의 비슷합니다. Task를 이동시키는 방법만 살짝 다릅니다.

차이점이라면 위젯의 디자인이 다릅니다.



GTask 위젯


GTask의 위젯은 반투명으로 배경과 잘 어울립니다. 


저는 개인적으로 GTask의 위젯이 디자인이 더 마음에 듭니다.


Jorte, Tasks, GTask  3가지 앱은 구글 Task와 동기화 되는 앱으로 사용법도 쉽고, 무료버전이 있기 때문에 부담없이 사용할 수 있습니다.


캘린더와 할 일을 한 번에 관리하고 싶다면 ==> Jorte

할 일 관리만 좀 더 편하게 하고 싶다면 ==> Tasks, GTask 둘 중에서 위젯 디자인이 마음에 드는 쪽으로 사용하시면 될 것 같습니다.


저는 Jorte의 캘린더와 GTask의 위젯을 한 화면에 배치해 놓으니 좋더군요.



Jorte + GTask 위젯 조합

 

Jorte, Tasks, GTask 3가지 중에서 마음에 드시는 앱 찾으셨나요?

혹 마음에 드는 앱이 없으시다면 Any.Do와 Wunderlist 리뷰 글도 읽어보시기 바랍니다.


어디서나 할 일을 관리하자 Any.DO

기적의 할 일 관리 앱 Wunderlist



그리고 더 좋은 앱을 내가 알고 있다! 하시면 댓글로 꼭 추천 부탁드려요.

이 글을 읽으시는 다른 분들께 도움이 될 테니까요.

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 아이폰으로 할 수 있는 일들은 정말 많지만, 그 중에서도 빼놓을 수 없는 일로 업무 관리 가 있죠. 아이폰은 가방을 안 가지고 다닐 때에도 항상 손에 들고 다니는 물건이다 보니, 아이폰에 해야할 업무들과 스케쥴을 담아다니면, 언제 어디서나 업무 관리가 가능한 장점이 있습니다.

아이폰 앱 중에 업무 관리를 도와주는 앱들은 정말 많은데, 저는 PDA시절부터 써온 Pocket Informant를 애용하고 있습니다. 저 뿐만이 아니라 많은 분들께 좋은 평가를 받고 있고, 다양한 기능과 사용 편의성 측면에서 정말 쓸만한 어플입니다.

다만, 워낙 기능이 막강(?)하다보니 옵션 설정이나 업무 생성할 때 지정해주어야 할 항목이 많아서 처음 쓰시는 분들께는 사용법이 다소 복잡한 것도 사실입니다.

보다 많은 분들이아이폰으로 ‘편하게’ 업무 관리 하시라고, Pocket Informant 사용법을 작성해 봤습니다.

 

1. Pocket Informant  소개


Pocket Informant 는 크게 볼 때 아래의 2가지 기능을 가지고 있습니다.



하단의 Calendar 아이콘을 통해서 회의, 약속, 행사 등 시작과 끝나는 시각이 정해진 이벤트들을 관리할 수 있고
Tasks 아이콘을 통해서 할 일(Task to do)을 관리할 수 있습니다.

Franklin Covey 방식 또는 GTD (Getting Things Done) 방식으로 Task를 관리하는 기능이 아주 막강하고
Event와 Task를  주 단위, 월 단위, 하루 단위로 원하는 대로 한 화면에 볼 수 있어서 정말 편합니다.

 
                     주 단위로 일정 보기                                          월 단위로 일정 보기

그리고, 아이폰에서 작성한 업무, 스케쥴 목록을 구글 캘린더, 업무 관리 서비스 Toodleddo와 싱크시켜서 웹상에서도
확인을 할 수 있고, 최근 업데이트로 아웃룩과도 싱크가 가능합니다.


2. Pocket Informant  핵심 사용법


아이폰 앱들은 애플이 정해준 사용자 인터페이스를 따라 프로그램을 만들기 때문에 사용법에 있어 일관성을 가지고 있죠. 그래서, 어느 정도 아이폰에 익숙해지면 메뉴 이동이라던지, 기능 선택을 못해서 사용을 못하는 일은 없지요. 이게 아이폰의 장점이기도 하구요. Pocket Informant 역시, 아이폰 앱에 익숙하신 분들께는 따로 사용법 설명이 필요하지 않습니다. 그냥 쓰다보면 대부분의 기능들을 그냥 잘 쓰실 수 있을 거예요.
하지만, Pocket Informant 는 시간 관리를 도와주는 어플인만큼, 시간 관리 툴(tool)에 대한 기초 지식이 어느 정도 있으면 더 잘 쓰실 수 있습니다.


1) 업무(Task) 관리 모드 설정

Pocket Informant 은  업무(Task) 관리 방식으로 Frankling Covey , GTD (Getting Things Done) 2가지 방식을 지원합니다. 
(최근의 업데이트로 Toodledo mode가 추가되었는데 Toodledo mode는 GTD 와 거의 비슷한 방식으로 Toodledo 서비스에 맞춰 항목명이 일부 바뀐 방식입니다.)


Default 설정은 GTD로 되어 있던 것 같습니다. 다른 업무 설정으로 바꾸실려면, 하단 Settings 아이콘으로 들어가 Task settings -> Task Mode에서
원하시는 방식을 선택하면 됩니다.

Franklin Covey 방식은 FTF (First Things First) 방식으로도 불리는데, 
프랭클린 플래너에서 사용하는 우선순위에 따른 업무 관리 방식으로 업무의 중요도 따라 A1, A2, B1, B2 식으로 우선 순위를 매겨 일을 처리하는 방식입니다.

GTD(Getting Things Done)는 해야할 일들을 하나씩 차례로 수집한 다음 시간/장소/처리수단/처리시기에 따라 세분화시켜 분류, 하나씩 일을 해치우는 방식입니다.    
 
GTD에 대해 자세히 알고 싶으신 분은 아래 링크의 블로그들을 참조하시면 도움이 되실거예요.  

       

두 가지 업무 관리 방식 중에서 자신에게 더 잘 맞는 방식으로 Task Mode를 설정하셔서 사용하시면 됩니다.

Pocket Informant 어플은 두 가지 방식 모두 지원하기는 하지만, GTD 방식에 더 최적화 되어 있는 것 같습니다.
개인적으로는 GTD mode로 Task mode를 설정하셔서 사용하는 것을 추천드립니다.



               
정진호님의 GTD소개자료에 나와 있는
FTF와 GTD 구분입니다.


2) 업무(Task) 생성

Pocket Informant에서의 업무(Task) 관리는 Task 생성에서부터 시작됩니다.


하단의 Tasks 아이콘을 눌러 Task mode로 전환시키고, 
우측 상단의 + 버튼을 눌러 Task 생성 화면으로 들어갑니다.




Task 생성 화면입니다.



대충 봐도 입력해야할 항목들이 많아보이죠?

업무 이름만 써 넣으면 되지, 뭐 이렇게 써 넣어야 할 것이 많냐고 생각하실 수도 있는데
이게 다 GTD를 제대로 하기 위해서 있는 거니까 차례 차례 입력해 보겠습니다.


STEP 1 : 업무명 입력



당연히 업무명을 가장 먼저 정해 줘야 하겠죠?

Setting 설정에서 제목을 2줄 이상으로 보여주게끔 할 수도 있지만 업무명은 한 줄에 다 나올 수 있도록 간략하게 적는 것이좋습니다.

세부적인 사항을 업무 내용에 적고 싶으시면, 업무 생성 마지막에 Memo 부분에 내용을 추가하시면 됩니다.


STEP 2 : 배경 (Context)  지정

이 부분에서 Context 가 어떤 것을 말하는지 몰라서 물어보는 분들이 많더군요.

context 는 여기서 이 업무가 처리되는 상황, 장소, 배경을 뜻합니다.
주로 하는 업무가 이뤄지는 장소나 상황을 만들어 업무마다 지정을 해 주는 겁니다.



저는 좌측 화면과 같이 Context를 미리 만들어 두고
업무를 생성할 때 마다, 이 업무가 어디서 실행되는지를
판단해서 지정을 해 줍니다.

context는 꼭 장소가 될 필요는 없고, 좌측 화면에서의
외출이나 전화 통화 처럼 업무가 이뤄지는 상황을
지정해줘도 됩니다.

이 context 지정은 첨에는 생소할 지 몰라도
업무를 생성할 때 지정해 두기 버릇하면,
현재 자기가 있는 상황에서 어떤 업무가 처리 가능한지
바로 알 수 있기 때문에 정말 편합니다.

블로그 글 작성은 집에서 하는 일이니
'집' 으로 지정해 보겠습니다.

새로운 context를 만들려면 돋보기 모양이 있는 칸에
입력을 하고 create 를 누르면 됩니다.


STEP 3 : 프로젝트 지정


다음 단계는 업무가 속하는 프로젝트를 지정해 주는 단계입니다.

회사에서의 업무라면 그 업무가 속하는 프로젝트 명을 만들어서 지정해 주면 되겠죠.

꼭 프로젝트 명이 아니어도 업무의 카테고리 같은 것을 지정해 줘도 무방합니다.

자기가 주로 하는 업무들을 잘 분류할 수 있는 프로젝트 명을 쓰면, 나중에 프로젝트 별로 업무를 찾고, 일을 처리하기 쉬워집니다.

본 사용법 글 작성은 블로그 관련 일이니 '블로그'로 지정해 줬습니다.

Project 역시 돋보기 마크 있는 칸에서 검색, 추가가 가능합니다.


STEP 4 : Tag 설정



Tag 는 좌측 화면에서의 Family , Work 와 같이 회사 일인지, 가족과 관계된 일인지를 구분하는 꼬리표를 말합니다.

가정, 일 외에도 여러 가지 Tag 를 추가로 만들어서 관리할 수 있습니다.


굳이 회사 일과 가정의 일을 구분하지 않을거면
Tag는 사용하지 않아도 괜찮습니다.


Tag를 지정해두면, Calendar에서 회사 일이나 가정 일만 표시시킬 수도 있고,  Settings에서 업무 명을 Tag에 따라 색깔을 달리하여 표시하도록 설정을 바꿔, 업무명 글자 색깔로도 구분을 하게끔 할 수 있습니다.



STEP 5 : 처리 방침 결정



이 부분이 GTD의 핵심이라고 할 수도 있는데

지금 생성하는 업무를 바로 처리할 것이냐(Active)
다음에 처리할 업무로 두느냐 (Next Action)
계획중인 상태로 두느냐 (Planning)
다른 사람에게 위임하느냐 (Delegated)
대기상태로 두느냐 (Waiting)
일단 중지시켜 둘 것이냐 (Hold)
나중으로 연기시킬 것이냐 (Postponed)
언제가 할 업무로 빼놓을 것이냐 (Someday)
취소할 것이냐 (Canceled)

결정하는 단계입니다.

Action 종류가 많지만 실제로는 지금 당장 할 것이냐(Active)
다음에 할 것이냐 (Next Action)가 가장 중요합니다.
정확하게 분류하는데 너무 신경쓰지는 않으셔도 됩니다.

STEP 6 : 중요도 지정



중요도는 말 그대로 업무가 얼마나 중요한지 판단해서
지정해 주는 겁니다.

이건, 자기 나름대로의 판단 기준을 세워 놓고
일관성 있게 지정해 주면 될 것 같습니다.

저는 개인적으로 Top 은 올 해의 최우선 업무
High는 Franklin Covey에서의 A와 같이 꼭 해야할 일
Medium은 왠만하면 그 날 해야할 일
Low는 하면 좋지만 꼭 안해도 상관 없는 일

로 중요도를 분류해서 쓰고 있습니다.


STEP 7: 업무 기한 설정


업무 기한 설정 단계에서는  업무 시작일과 마감일을 지정해 줍니다.

Show Due Time 옵션을 켜면, 업무 마감 시각까지

지정해 줄 수도 있습니다.

Pocket Informant는 업무 필터링 기능 중에 오늘이나 내일까지 끝내야 할 일을 따로 뽑아 보여주는 기능이 있는데, 이 기능을 잘 활용하기 위해서는 업무의 기한을 1~2일로 설정하는 것이 좋습니다. 3일 이상으로 해 놓으면 업무가 시작되는 첫째 날에는 Dut Today/Tomorrow 필터를 써도 나타나지 않기 때문에 관리에서 누락될 수도 있습니다.

그리고, 업무 기간을 3일 이상으로 잡아두더라도 실제로 일하는 기간은 마지막 하루 이틀인 경우가 많죠. 아예 업무를 생성할 때 업무 기간을 늘려 잡지 말고 실제로 일할 날자로 잡아 놓는 습관을 들이는게 좋더군요

업무 기한 설정을 하면, 첨에는 안 보이던 Repeat와 Add Alarm 옵션이
나타납니다. Repeat는 매주 반복되는 업무 등을 자동으로 생성시켜 주는 설정이고, Add alarm을 하면 업무를 하라고 지정된 시각에 알람을 울려줍니다. 

집에서 회사로 준비물을 챙겨온다던지 하는 일등을 등록할 때 알람을 등록해 놓으면, 빼놓지 않고 챙기게 되더군요.

드디어 업무 생성이 끝났습니다.

업무를 생성할 때마다 여러 가지 설정을 해주는 것이 번거롭게 보일 수도 있는데, 아이폰의 터치 기능과 빠른 어플 속도 때문에 실제로 해보시면 순식간에 끝낼 수 있습니다. 아이폰 OS의 UI 덕분이죠.


3) 업무(Task) 관리

GTD에서는 업무를 생성/수집 하는 것도 중요하지만, 생성된 업무들을 관리/처리하는 단계가 매우 중요합니다. Pocket Informant는 막강한 업무(Task)관리 기능으로 GTD의 처리(process) 단계를 도와줍니다.


하단의 Tasks 버튼을 누르면 좌측과 같은 화면이 나오는데 Projects, Contexts, Starred, Next Actions 항목 우측에 숫자들이 보이실 거예요.

이 숫자들은 프로젝트, Context 로 분류된 업무의 수를 나타냅니다.

여기서 각 항목 위를 손가락으로 터치하면
각각의 항목에 포함된 업무들을 볼 수 있습니다.


예를 들어 Contexts 를 터치하면 다음과 같은 화면이 나오게 됩니다.


사무실에서 할 수 있는 업무가 5개

외출해서 해야할 일이 1개

집에서 할 일이 3개로 나오네요.


출근해서 사무실에 도착했다.
그러면 contexts 에서 사무실을 선택하는 겁니다.
그러면 사무실에서 할 수 있는 일만 골라 볼 수 있는 거죠.

퇴근하고 집에 오면 Contexts 집을 선택해서
집에서 할 일이 뭔지 보면 되겠죠?


Projects 도 Contexts와 마찬가지로 각각의 프로젝트 별 업무만을 뽑아서 보여주기 때문에
특정 프로젝트에 해당하는 일을 찾아 하려고 할 때 이용하면 됩니다.



Tasks 화면을 아래로 스크롤 시키면 Filters 가 나오는데

현재 등록된 모든 업무   (All Active)
기한을 넘긴 업무 (Overdue)
오늘/내일까지 해야할 업무 (Due Today/Tomorrow)
기한을 정해놓지 않은 업무 (Undated)
완료된 업무 (Completed)

이상의 여러 기준으로 업무를 필터링 해서 볼 수 있습니다.

가장 많이 쓰게 되는 건 역시 Due Today/Tomorrow 가 되겠네요.

오늘이나 내일까지 해야할 일만 우선적으로 확인하고
우선 순위에 따라 일처리를 하면 복잡하게 생각할 일 없이
GTD가 저절로 되는 거죠.




4) 스케쥴(event) 입력


Pocket Informant에서의 이벤트 생성은 우리가 흔히 말하는 스케쥴을 입력하는 것으로, 하단의 Calendar 버튼을 눌러 일, 주, 월단위 스케쥴 화면으로
전환시킨 다음에 우측 상단의 + 버튼을 누르시면 됩니다.

이벤트 생성 화면에서는 이벤트 명, 장소, 시작 일자/시각, 알람 등을 정해 줄 수 있습니다.

이벤트는 업무처럼 contexts, projects 지정이 필요없습니다.

이벤트는 쉽게 말해 내 업무 일정과 상관 없이 정해진 시각에 일어나는 회의, 소집, 약속 등을 등록하는 거죠.


업무(Tasks)와 함께 이벤트를 한 화면에서 보고 관리할 수 있는 기능은
아이폰의 다른 업무관리 어플들에서는 볼 수 없는 Pocket Informant 만의 장점이라고 할 수 있죠.


3. 기타 설정


설정 부분도 자세히 다루고 싶었는데, 지금까지 쓴 글을 보니 생각외로 길군요. 보시는 분들도 힘들 것 같아 제일 중요하다고 생각되는 설정 딱 하나만 알려드리고 끝내겠습니다.

월단위로 스케쥴을 볼 때 Default는 아래 좌측화면과 같은 Time Bar 모드인데요.
Month Cell Style을 Mini-Text로 바꾸면, 우측 화면과 같이 이벤트, 업무명이 달력에 나타납니다.
칸이 좁아 글자가 다 보이지는 않더라도 전체 일정 파악이 좀 더 수월하실 거예요.


                 

Month Cell Style 설정 방법




마치며....

Pocket Informant는 아이폰을 쓰기시작하면서부터 업무 관리용으로 정말 유용하게 써오고 있는 어플입니다.
사용법도 간단하고 사실 메뉴얼을 보지 않아도, 조금만 쓰다보면 쉽게 사용법을 익힐 수 있는 잘 만든 제품이죠. 그래도 이런 종류의 Task 관리 어플을 처음 쓰시는 분들께는 도움이 될 것 같아서 정리를 해 봤습니다.

사용 중에 궁금하신 사항이 있으시면, 아래에 코멘트 달아주시거나 제 트위터 계정 @mindwatching 으로 문의사항 멘션 주시면 답변 드리도록 하겠습니다.
 



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