'스마트워킹'에 해당되는 글 3건

  1. 회사 생활이 편해지는 업무 노트 습관 (115)
  2. 당신을 위해 일하는 인터넷 비서, IFTTT를 활용해보자 (1)
  3. 어디서나 할 일을 관리하자 Any.Do

지난 달에 2년간 노트를 쓰며 내게 일어난 변화 라는 글을 올렸습니다. 그리고 뜻밖의 선물을 받았죠.

포털 다음의 메인화면 Daum 스페셜 코너에 제 글이 실렸습니다. 다음 메인에 올라간 것도 물론 좋았지만, 저를 더욱 기쁘게 한 것은 페이스북에서 많은 분들이 제 글을 공유해주셨다는 것이었습니다. 다음과 페이스북을 통해 이틀 동안 10만명이 넘는 분들이 제 글을 읽으셨더라구요.

노트 쓰기에 대한 제 글을 좋아해 주셔서 고맙습니다.
노트 쓰기에 관심을 가진 분들이 많다는 것을 알게 되었습니다.

글에 댓글도 많이 달아주셨는데요. 그 중에 한 분이 제 업무노트는 어떻게 쓰고 있는지 궁금하다고 댓글을 남겨 주셨습니다. 다음 번 글에 소개를 해주시면 안 되겠냐고 요청을 해주셨어요.

지난 번 글에는 제 개인 노트만 공개를 했었죠. 사실 그 글 내용을 구상할 때 업무노트도 일부 넣을까 고민을 하긴 했었습니다. 그런데 업무 노트는 회사가 추진하는 일에 대한 정보가 들어갈 수 밖에 없기 때문에, 노트의 내용을 많이 가려야 할 것 같더라구요. 그러면 노트를 있는 그대로 공개하는 제 글의 취지에 안 맞을 것 같아서 업무노트는 다루지 않았습니다.

그런데 제 업무노트에 대해 궁금해하시고, 소개를 부탁하시는 분들이 계시니 내용을 모자이크로 가리더라도 공개를 해볼까 합니다. 주제를 노트의 내용이 보이지 않아도 괜찮은 쪽으로 잡아보았어요.

제 회사 생활을 편하게 만들어준 업무 노트 습관을 공개합니다.

단순하게 살고 싶어서 계획을 세운다.

시간 관리, 업무 관리를 위한 툴은 참 다양합니다. 저도 14년간 회사를 다니면서 다양한 방법을 사용해 왔습니다. 프랭클린플래너를 5년 넘게 사용했고, 프랭클린 플래너를 개선한 스마트플래너도 사용하였습니다. 스마트폰/패드를 쓰면서 부터는 Pocket Informant, Things 같은 앱으로 GTD도 사용하였습니다. GTD를 쓰다가 좀 더 심플한 앱을 쓰고 싶어 Clear, Wunderlist 같은 앱으로 갈아타기도 했습니다.

제 블로그에 썼던 업무 관리 앱 소개글

Pocket Informant 실전 사용법
Clear 앱 소개
안드로이드 할 일 관리 앱, 어떤게 좋을까?
기적의 할 일 관리 앱 Wunderlist

지금은 플래너도 스마트폰 앱도 쓰지 않습니다.

일반 노트만 사용하면서 업무 관리를 하고 있습니다.

주간 업무 계획표 + 하루 노트

제가 일하는 부서는 주간업무 보고서를 목요일 저녁까지 작성해서 보내야 합니다. 금요일 오전에 전날 보낸 주간업무 보고서를 가지고 프로젝트 전체 미팅을 하죠. 그래서 저는 목요일 오후에 다음 주 업무 계획을 작성합니다.

차주 업무 계획은 아래와 같은 엑셀 쉬트에 작성합니다.

해야할 업무의 목표, 세부 추진 방안, 예상 문제점 및 추진 방안을 씁니다. 그 다음 업무의 우선 순위를 매깁니다. 각각의 업무를 진행할 일정을 날자칸에 화살표로 표시합니다.

(주간 업무 계획표 작성법은 <스마트 플래너 잘쓰는 법> 이명원 저, 이코북 책을 참조했습니다.)

이 주간 업무 계획표는 제가 만든 것이 아닙니다. 예전에 제가 속했던 프로젝트의 PL(Project Leader)분께서 저를 포함한 다른 멤버들에게 이 주간 업무 계획표를 매주 작성해서 제출하도록 하셨습니다. 그 때는 이 주간 업무 계획표 작성이 참 싫었습니다. 다음 주에 할 일을 미리 상세하게 계획하고, 실제로 진행할 일정까지 표시한다는 것이 참 부담스러웠죠. 나중에 실제로 계획표대로 했는지 검사까지 받았으니 계획을 대충 세울 수도 없었습니다.

그런데 이 주간 업무 계획표 작성을 7년 이상 해오다 보니까 습관이 몸에 배면서 장점이 보이기 시작했습니다. 그래서 그 PL분과 같이 일하지 않게 된 이후에도, 누가 시키지는 않지만 저 스스로 이 주간 업무 계획표 작성을 매주 하고 있습니다.

주간 업무 계획표를 만들면 뭐가 좋을까요?

마음 편하게 살기 위해서는 고민이 없어야 합니다. 회사에서 마음이 편하려면 어떤 일을 해야 할지 고민하는 시간을 줄이면 됩니다.

주간 업무 계획표를 쓰면 회사 생활을 단순하게 할 수 있습니다.

  1. 출근하면 주간 업무 계획표에서 오늘 날자 칸을 본다.
  2. 화살표가 있는 업무를 오늘의 할 일 목록에 옮겨 적는다.
  3. 할 일 목록의 일을 우선순위대로 하나씩 해치운다.

오늘의 할 일 목록은 하루 노트에 기록합니다.

하루 노트는 이상혁님의 <노트의 기술> 에 나오는 노트의 한 종류인데, 하루 중 발생하는 일을 모두 기록하는 노트입니다. 저는 하루 노트에 그 날 할 일, 일어난 일을 적습니다. 주간 업무 계획표에서와 같이 중요한 업무에는 번호에 빨간색, 주황색 동그라미를 쳐서 강조를 합니다. 업무를 다 처리하면 완료 표시를 하구요.

이 작은 하루 노트 한 권만 가지고 다니면 회사에서 어떤 일을 할지 고민할 필요가 없는 것이지요. 하루 노트에 적힌 목록을 보면서 차례 차례 하나씩 그냥 하면 됩니다.

계획은 짧은 시간 집중 해서 고민하고, 나머지 시간 동안 마음 편하게 일하기 위해 세우는 겁니다.

주간 업무 계획표 + 하루 노트 조합을 통해 제 회사 생활이 편해졌습니다.


주의할 점

이 방식은 미리 여행 지도와 스케쥴을 짜놓고 거기에 맞춰 여행을 하는 것과 같습니다. 그런데 여행 계획을 대충 짜놓으면 여행이 엉망이 되겠지요. 너무 갈 곳을 많이 잡아 놓으면 다 가지도 못하고 지쳐버릴 것이고, 스케쥴을너무 느슨하게 잡아 놓으면 몸은 편하더라도 여행을 통해 얻는 것이 적을 것입니다. 여행 계획을 세울 때 내가 처한 상황과 목표에 맞게 꼼꼼하게 세우는 것이 중요합니다. 여행을 많이 다녀본 사람일 수록 계획을 잘 세우겠죠. 주간 업무 계획표에 따라 업무를 처리하는 연습이 반복될 수록 더 계획을 잘 세울 수 있습니다.

계획은 고정 불변의 것이 아닙니다. 주변 상황의 변화에 따라 그때 그때 수정/보완하세요. 월요일에 출근하면 전주에 세웠던 주간 업무 계획을 보고 더 추가할 것은 없는지, 달라진 상황에 맞춰서 우선 순위를 바꿔야 할 것은 없는지 면밀히 검토합니다. 매일 아침 업무를 시작하기 전에 주간 업무 계획표를 점검하고, 수정/보완을 합니다. 미리 다른 일들의 우선 순위를 표시해 놓았기 때문에 새로운 일을 끼워넣는 작업은 오래걸리지 않습니다. 그리고 하루 노트에 그 변경 사항을 반영하여 할 일을 적습니다.

한 곳에 모두 모은다.

저는 딱 3개의 노트만 씁니다. 회사 업무용 연구노트, 개인적인 생각정리를 위한 개인 노트, 매일 매일의 할 일 관리를 위한 하루 노트 3가지를 사용합니다. 업무용으로는 연구 노트와 하루 노트 2개만 쓰는 거죠. 하루 노트에는 그 날의 할 일과 일어난 일을 간단히 목록 형태로 적고, 나머지는 모두 연구 노트에 기록합니다.

요즘 에버노트에 모든 자료를 모으시는 분들이 많으시죠. 저도 물론 에버노트를 사용합니다. 그런데 저는 종이로 된 노트에도 업무에 필요한 자료를 모두 모아둡니다.

  1. 주간 업무 계획표를 출력하고 잘라서 연구 노트에 붙입니다.
  2. 회의록, 자료 정리, 논문 요약 등 파워포인트로 작성한 문서도 중요 부분을 출력해서 노트에 붙입니다.
  3. 미팅 때 받은 명함도 미팅 내용을 메모한 곳에 붙여 둡니다.
  4. 월간 일정 관리를 위한 달력도 복사해서 노트에 붙여서 씁니다.

이렇게 주간 업무 계획표를 비롯해 업무 관련자료를 출력해서 노트에 붙여두는 것은 여러가지 장점이 있습니다.

  1. 업무 히스토리를 언제나 확인 가능하다.
    : 지금까지 한 일의 히스토리를 보면서 다음에 할 일을 계획할 수 있음.
    상사의 요즘 무슨 일 하고 있어? 질문에 바로 대답이 가능함.
  2. PC나 스마트폰을 확인하지 않아도 필요한 자료를 바로 찾아볼 수 있다.
    : 노트북 없이 회의 참석 가능. 윗 분들과의 미팅에서 예상치 못한 질문이 나올 때 효과적입니다.
  3. 노트를 다시 보면서 떠오르는 아이디어를 바로 써 넣을 수 있다.
    : 예전에 썼던 내용을 다시 보는 경우가 늘어납니다. 아이디어 발상에 좋아요.
  4. 노트 한 권만 가지고 다니면 된다.
    : 이동할 때 간편하게 노트 하나만 가지고 다니면서 쓸 수 있다.

저는 페이지를 넣고 빼는게 자유로운 바인더 노트를 쓰지 않는데요. 노트 한 곳에 모아 쓰는 이유가 있습니다.

  1. 현재 필요한 정보는 최근 3개월 이내에 작성한 자료일 가능성이 높다.
  2. 여러 곳에 자료를 분류하면 어디에 분류해 놓았는지를 기억 못할 때가 있다. (PC 폴더 어디에 화일이 있는지 못 찾을 때 많으시죠?)
  3. 자료를 검색할 때 언제쯤 그 자료를 썼다는 것은 기억하는 경우가 많다.
  4. 노트에는 날자별로 순차적으로 자료가 정리되어 있기 때문에, 자료를 작성한 시점만 대강 기억하면 필요한 자료를 찾을 수가 있다.

주제별로 따로 노트를 쓰지 않고, 노트 하나만 쓰는 것이 저에게는 훨씬 편했습니다.

[BONUS] 제가 쓰는 문구류를 공개합니다.

노트 쓰는 습관을 만들려면 손으로 글씨를 쓰고, 자료를 잘라 붙이고 하는 일들이 편하고 즐거워야 합니다. 그러기 위해서는 용도에 맞는 좋은 문구 제품을 찾아 쓰는 것이 필요합니다.

제가 애용하는 문구 제품을 소개드릴게요. (해당 제품 업체와 개인적으로 아무런 관계 없습니다.)

  • 종이제단기 : 주간 업무 계획표와 기타 자료들을 출력한 다음, 노트에 붙이기 전에 자를 때 쓰는 제단기입니다. 일일이 가위나 칼로 잘라서 붙이려면 귀찮고 깨끗하게 자르기도 어렵죠. 종이제단기를 하나 장만해두고 쓰면 아주 편하답니다. ( 제품명 물어보시는 분들이 계시네요. CARL社 DISK CUTTER DC-210N(A4)제품입니다.)

  • 양면테이프(테이프풀) : 잘라낸 종이는 한 손으로 쓰는 양면테이프 (테이프풀)을 사용해 노트에 붙입니다. 딱풀을 쓰는 것보다 훨씬 편하답니다.
    테이프풀 KOKUYO DOT LINER 제품 리뷰

  • 필기구 : 노트를 잘 쓰려면 쓰는 즐거움에 눈떠야 합니다. 쓰는 즐거움을 위해서는 좋은 필기구가 필요합니다. 좋은 필기구가 비싸야 할 필요는 없습니다. 저는 가격은 착하지만 필기감이 좋은 만년필과 하나만 갖고 다녀도 여러 색을 쓸 수 있는 다색 볼펜을 즐겨 씁니다.

  • 노트 : 저는 사각거리는 느낌이 좋아서 만년필을 즐겨 씁니다. 그래서 만년필로 쓸 때 뒤에서 비치지 않는 종이 재질의 노트를 사용합니다.
    복면사과까르네 노트 리뷰

  • Bag in Bag : 노트와 필기구를 갖고 다닐 때 가방 안에 넣고 쓰는 Bag in Bag을 스면 편합니다. 위와 같이 다양한 사이즈의 포켓이 있어서 노트와 필기구를 간편하게 넣고 다닐 수 있습니다. 저는 이 가방에 핸드폰 배터리도 여분으로 2개 넣고 다닙니다. 충전된 배터리는 왼쪽 포켓에 넣고, 다 쓴 배터리는 오른쪽 포켓으로 옮겨 넣습니다.
    LIHIT Bag in Bag 리뷰

제가 선호하는 노트

저는 내지에 아무 디자인도 없는 Blank 노트를 씁니다. 두꺼운 노트는 가방도 무겁게 하고 휴대하기가 불편해서 얇은 두께의 노트를 선호합니다. 앞에서 말한것처럼 최근 3개월 정도의 분량만 적을 수 있는 노트면 충분하더군요. 필요한 양식은 직접 만들거나 다른 곳에서 복사해서 Blank 노트에 붙여서 쓰는 것이 가장 자유도가 높고, 비용도 적게 들었습니다. 프랭클린 플래너 같은 비싼 제품을 사서 쓸 필요가 없으니까요.

처음에는 왼쪽 노트를 쓰다가 오른쪽 얇은 노트로 갈아탔습니다.

얇은 노트는 아래처럼 간편하게 가지고 다닐 수 있어 좋습니다.

자신만의 방법을 찾자

제가 오늘 소개드린 방법이 모든 분들에게 유용하지는 않을거예요. 그냥 ‘저 사람은 저렇게 하는구나’ 참고만 해주세요. 마음에 드시면 따라해 보시는 것도 좋겠지요. 직접 해보시면서 자신의 스타일에 잘 맞으면 계속 쓰시고, 그렇지 않으면 그냥 버리시면 됩니다. 디지털 메모든, 아날로그 메모든 개인마다 잘 맞는 방법이 있습니다. 자신의 취향에 맞는 방법을 찾아서 그 방법을 더 발전시키는 것이 좋다고 생각합니다.

제가 업무 관리를 위한 다양한 툴을 사용해 오면서 느낀 점입니다.

  • 복잡한 방법은 오래 쓰기 어렵다. 단순한 방법일 수록 좋다.
  • 다른 사람의 좋은 습관을 따라해보자. 단, 쓰면서 자신에게 맞도록 변형하자.
  • 계획을 세우는 목표를 잊지 말자. 단순하게 살기 위해 계획을 세우자.

<메모 습관의 힘> 출간 안내

2014년 9월 블로그에 "왜 적어야하나? 2년간 노트를 쓰며 내게 일어난 변화" 글을 올리자 많은 분들이 공감해 주셨어요. 블로그에 달린 댓글을 읽으며 이런 생각이 들었습니다.

’메모와 노트 쓰기에 관심을 가진 사람들이 아직도 많구나’

메모 방법에 관해 블로그와 페이스북을 통해 질문을 주신 분들도 많았어요. 이 책은 그 분들을 위해 제가 정성껏 준비한 대답입니다.

<메모 습관의 힘>

메모라는 작은 습관이 어떻게 삶에 극적인 변화를 가져올 수 있는지 묻는 분들이 이 책을 통해 해답을 찾을 수 있기를 바랍니다.

책에 대해 더 알고 싶으시면 위 이미지 또는 아래 링크를 클릭하세요.

YES24 <메모 습관의 힘> 도서 정보

사람들이 가장 많이 본 글

저작자 표시 비영리 변경 금지
신고


IFTTT 서비스를 이용하면 웹 서비스나 스마트폰 앱의 결과물을 이용할 때 필요한 귀찮은 반복작업을 자동화시켜서 업무 효율을 높여줍니다. 요즘 제가 만들어서 쓰고 있는 간단한 IFTTT Recipe 몇 가지를 소개합니다.

IFTTT 활용 1) 특정 주제의 내 글만 모으기

페이스북에 쓰는 글 중에서 특정 주제의 글만 따로 모아서 보고 싶을 때가 있지요.

IFTTT를 쓰면 간단하게 해결됩니다.

가령 LG전자와 관련된 웹 기사 링크를 내 담벼락에 올린 것만 따로 모으고 싶다고 해볼까요. IFTTT에서 아래와 같은 Recipe를 만들면 됩니다.

Recipe 동작 설명

IF hashtag #lge 를 붙여서 새로운 link 포스트를 올리면

THEN Box에 있는 text file에 그 내용을 추가한다

IFTTT에서 지원하는 Facebook에서의 Trigger는 다음과 같이 다양합니다.

자신의 목적에 맞는 Trigger를 선택해서 Recipe를 만들면 됩니다.

Box 에서의 Action은 다음과 같이 지정해 줍니다.

위 Recipe의 결과로 Box에 생성된 text file 입니다.

IFTTT 활용 2) facebook page에 올리는 정보 링크 모으기

저는 facebook에 개인 page를 하나 만들고, facebook을 하다 만나는 정보 중에 저장할 것이 있으면 그 page에 공유를 합니다. 개인 스크랩용 page에 저장된 정보의 링크를 에버노트에 자동으로 모아주는 Recipe입니다.

그냥 Psyche Garden Page에 새로운 post가 올라오면 에버노트의 노트에 계속 추가하라는 간단한 Recipe입니다.

이렇게 IFTTT를 활용하면 간단한 Recipe로 facebook에 올리는 정보들을 좀 더 검색, 편집이 용이하도록 모아줄 수 있습니다.

IFTTT 활용 3) 블로거에게 유용한 Recipe, 스크린샷 자동으로 옮겨주기

블로그를 하면 스마트폰 앱의 화면을 스크린샷 찍어서 사용할 때가 많죠. 이 때 스마트폰에 저장된 스크린샷 image를 PC로 옮겨서 편집해서 사용할 때가 많습니다.

스마트폰에서 스크린샷을 찍으면 자동으로 Dropbox에 올려주는 Recipe를 만들어 사용하면 정말 편합니다.

IFTTT 활용 4) 책에서 인상깊은 구절을 사진 찍어 올리면 모아주는 Recipe

저는 책을 읽다가 마음에 드는 부분이 나오면 사진을 찍어서 facebook에 올릴 때가 있는데요. hashtag #book을 붙여서 facebook에 사진을 올리면 에버노트에 모아주는 recipe 입니다.

IFTTT 활용 5) 스마트폰에서 IFTTT 앱을 써보자

IFTTT는 앱이 정말 잘 만들어져 있어요.

IFTTT 앱으로도 Recipe를 만들고 관리할 수 있습니다.

Recipe가 트리거되어 동작될 때마다 앱으로 그 내용을 확인할 수도 있어요.

IFTTT 앱도 꼭 깔아서 활용하시길 바랍니다.

저작자 표시 비영리 변경 금지
신고

Any.Do 는 할일을 오늘, 내일, 이번 주 할일로 구분해서 관리하게 해주는 

심플하면서도 효율적인 업무관리 앱입니다.



굳이 복잡하게 GTD  같은 걸 생각하지 말고, 그냥 오늘 할거야? 내일 할거야? 아니면 이번 주, 그것도 아니면 나중에? 할 일 인지만 정하라는 거죠.


화면 디자인도 정말 깔끔합니다. 거추장스러운 건 딱 싫다라고 말하는 것 같아요.

Any.DO 와 함께면 업무 관리 어~렵지 않아요.


Any.Do의 또 다른 장점은 iPhone, Android, PC 3가지 플랫폼을 모두 지원한다는 것입니다.

(iPad 앱은 없지만, iPad에서도 iPhone용 앱을 띄워 쓸 수는 있습니다.)



PC에서는 Chrome 웹브라우저의 확장 프로그램으로 Any.Do를 설치해 쓸 수 있습니다.



창 형태로도 띄워서 쓸 수 있어 좋아요. 

Any.Do 는 창 모드로 해놓고 쓰는게 편리한 것 같아요.



 

구글 Task 와도 동기화를 할 수 있는데, 자동으로 되지 않고 설정으로 들어가서 동기화 버튼을 한 번 눌러줘야 합니다. 이 부분이 아쉬운 부분이긴 해요. 자동으로 싱크가 되거나 바깥에 싱크 버튼이 나와있으면 편리할 텐데요. 그런데 PC에서는 Chrome 확장프로그램으로 쓸 수 있으니, 굳이 구글 Task와 동기화해서 쓸 필요는 없어요. 제 주변에 Any.Do를 쓰는 분들도 구글 Task와 동기화 하지 않고 그냥 Any.Do 단독으로 쓰시더라구요.


iPhone, Android 2종류의 기기를 가지고 있거나, Mac Book과 Android를 쓰시는 분들한테는

Any.Do가 업무관리 앱으로 좋을 것 같습니다.


그리고 마지막으로 Any.DO 만의 차별화된 기능이 또 하나 있어요.



아침 9시가 되면 Plan Your Day ! 기능이 동작합니다.

할 일 목록의 일들을 오늘 할건지, 나중에 할건지 자동으로 물어봐 주니까

그 날 할일을 정하는게 무척 편합니다.



오늘 한다고 하면 몇 시에 할지 알람을 지정해 줄 수도 있구요.


Any.Do 정말 심플하면서도, 사용자에 대한 세심한 배려가 느껴지는 앱이예요.


안드로이드 폰의 업무 관리 앱으로 추천합니다. 아이폰에서도 물론 쓸 수 있구요.


* 아래의 다른 할 일 관리 앱 리뷰도 참고하세요.

기적의 할 일 관리 앱 Wunderlist

안드로이드 할 일 관리 앱, 어떤게 좋을까?

저작자 표시 비영리 동일 조건 변경 허락
신고